ربات یا سیستم اتوماسیون سازمانی؟ تفاوت ها و کاربردها

«ربات اختصاصی بسازیم یا سیستم اتوماسیون سازمانی؟» این پرسش وقتی درست به آن پاسخ داده می شود که اول بفهمیم این دو، در دو لایه متفاوت کار می کنند. ربات پیام رسان، لایه ارتباط با کاربر است: همان جایی که مشتری یا کارمند با سیستم حرف می زند. سیستم اتوماسیون سازمانی، لایه اجرای فرآیند است: همان جایی که قواعد، تأییدها، ثبت سوابق و اتصال به سیستم های داخلی اتفاق می افتد.

در این مقاله یک نقشه چهار لایه ای می بینید که جای هر راهکار را در آن مشخص می کند، یک جدول مقایسه شش معیاره، و پنج پرسشی که انتخاب را برای شما روشن می کند. اگر تعریف پایه این مفاهیم را می خواهید، ربات و اتوماسیون چیست و چرا هر کسب و کاری به آن نیاز دارد را پیش از این مقاله بخوانید.

چهار لایه اتوماسیون و جای هر راهکار

وقتی یک فرآیند را خودکار می کنید، در واقع چهار لایه درگیر می شوند. تشخیص این لایه ها، بیشترین کمک را به تصمیم می کند:

ربات اختصاصی، بازیکن اصلی لایه رابط است. سیستم اتوماسیون سازمانی در لایه فرآیند و داده می نشیند. به همین دلیل است که پرسش «کدام را انتخاب کنیم» شبیه پرسش «در ماشین، موتور مهم است یا فرمان؟» است. تحلیل های معماری اتوماسیون سازمانی هم همین تصویر را می دهند: رابط گفت و گو در جلو و موتور اتوماسیون در پشت صحنه، دو نقش مکمل دارند نه رقیب.

تعریف تفاوت RPA و اتوماسیون سازمانی در تفاوت اتوماسیون سازمانی و RPA و کاربرد و محدودیت هر رویکرد در مرز گردش کار و RPA آمده است. یک تجربه عملی از تفاوت مقیاس: هر اتصال بیرونی جدید در سیستم سازمانی حدود ۱ تا ۳ روز کاری اضافه می کند، تثبیت فرآیند جدید پیش از توسعه حداقل ۲ هفته زمان می برد و در سازمان هایی با بیش از ۵ دپارتمان درگیر، نبود ثبت وضعیت در ۲۴ ساعت اول کار را متوقف می کند.

جدول مقایسه شش معیاره

اگر تصمیم را در سطح پروژه بگیرید، این شش معیار بیشترین تفاوت را می سازند:

تفکیک «ربات گفت و گو» از «ربات گردش کار» در تفاوت ربات گفت و گو و ربات گردش کار و مفهوم ترکیبی RPA گفت و گویی در RPA گفت و گویی توضیح داده شده است؛ همین دو مفهوم، ستون های مسیر میانه هستند.

ربات اختصاصی چه زمانی انتخاب درست است

ربات اختصاصی جایی می درخشد که فاصله بین شما و مخاطب باید کوتاه شود و فرآیند نسبتا مشخص است. سه نشانه روشن وجود دارد:

• ارتباط با مشتری یا مخاطب کانال، هسته مسئله است: پاسخ گویی سریع، ثبت سفارش، نوبت دهی، اطلاع رسانی.
• می خواهید یک ایده را با هزینه کم بسنجید. نسخه اول ربات، ارزان ترین راه فهمیدن این است که کاربران واقعا از چه چیزی استفاده می کنند. جزئیات این مسیر در طراحی ربات تلگرام اختصاصی آمده است.
• فرآیند در حال تغییر است و تثبیت آن زمان می برد. ربات را می سازید، بازخورد می گیرید و بعد نسخه دوم را دقیق تر طراحی می کنید.

نشانه های انتخاب ربات اختصاصی

در این حالت ها، شروع از سیستم سازمانی یعنی پرداخت هزینه سنگین برای فرآیندی که شاید شکل نهایی خود را پیدا نکرده باشد.

سیستم اتوماسیون سازمانی چه زمانی انتخاب درست است

در چهار موقعیت، رفتن سراغ اتوماسیون سازمانی تصمیم درست است:

• فرآیند بین چند دپارتمان جریان دارد و بدون ثبت وضعیت، کار گم می شود.
• حسابرسی، سطح دسترسی و سابقه تغییرات، الزام سازمانی است (مالی، منابع انسانی، پشتیبانی انبوه).
• حجم تراکنش بالاست و هر خطا هزینه مستقیم دارد.
• قوانین کار رسمی و باثبات هستند و مستندسازی مهم تر از سرعت تغییر است.

نشانه های انتخاب اتوماسیون سازمانی

در این شرایط، ربات به تنهایی کافی نیست چون لایه فرآیند و حاکمیت داده را پوشش نمی دهد. مفهوم و اجزای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (RPA) را جداگانه توضیح داده ایم؛ RPA ابزار بازوی اجرایی همین لایه است.

مسیر میانه: رابط گفت و گو در جلو، موتور اتوماسیون در پشت

در بیشتر پروژه هایی که ما اجرا می کنیم، پاسخ نهایی ترکیبی است. کاربر با ربات حرف می زند، ربات داده را اعتبارسنجی می کند و کار را به موتور اجرای فرآیند می سپارد. موتور، کار را به سیستم داخلی می برد، نتیجه را ثبت می کند و به ربات برمی گرداند. مزیت این معماری سه چیز است: کاربر تجربه ساده دارد، فرآیند در سیستم ثبت شده و قابل حسابرسی است، و هر لایه مستقل از دیگری قابل تغییر است.

در این مدل، دو تصمیم فنی مهم باید درست گرفته شود. اول، کدام کار باید در ربات انجام شود و کدام به موتور واگذار شود؛ هر کاری که سابقه و رسمیت می خواهد، سمت موتور است. دوم، شکل انتقال خطا: وقتی سیستم داخلی پاسخ نمی دهد، ربات باید پیام روشن بدهد و کار را در صف نگه دارد، نه اینکه آن را گم کند. همین دو تصمیم، تفاوت بین یک دموی جذاب و یک سیستم قابل اتکا است.

پنج پرسشی که انتخاب را روشن می کند

• درد اصلی در لایه ارتباط است یا لایه فرآیند؟ اگر کاربر نمی تواند راحت با شما تعامل کند، مسئله رابط است.
• چند نفر و چند دپارتمان درگیر این فرآیند هستند؟ بیش از دو، احتمالا لایه فرآیند لازم است.
• آیا برای این فرآیند به سابقه حسابرسی یا سطح دسترسی دقیق نیاز دارید؟
• آیا فرآیند در شش ماه آینده تغییر می کند یا تثبیت شده است؟
• بودجه و زمان شما چه محدودیتی دارد؟ پروژه ای که در ماه اول نتیجه نمی دهد، معمولا در سال دوم ادامه پیدا نمی کند.

خطای رایج در انتخاب ربات یا سیستم اتوماسیون

بیشترین اشتباه در این تصمیم، شروع از ابزار است. کسی نرم افزاری دیده و می خواهد آن را پیاده کند؛ بعد فرآیند را با ابزار تطبیق می دهد. نتیجه، سیستمی است که همه قابلیت ها را دارد اما با روش کار تیم همخوان نیست و در عمل استفاده نمی شود.

ترتیب درست این است: اول فرآیند را روی کاغذ بنویسید، بعد لایه درد را مشخص کنید، بعد ابزار را انتخاب کنید. اگر می خواهید ببینید این تحلیل در عمل چه زمانی می برد و چه خروجی دارد، مراحل ساخت و راه اندازی ربات همین ترتیب را گام به گام توضیح داده است.

جمع بندی

انتخاب بین ربات اختصاصی و سیستم اتوماسیون سازمانی، انتخاب بین ارزان و گران یا ساده و پیچیده نیست؛ انتخاب بین لایه هاست. مشخص کنید درد اصلی در ارتباط با کاربر است یا در اجرای فرآیند. اگر در لایه ارتباط است، با ربات شروع کنید و سریع نتیجه بگیرید. اگر در لایه فرآیند و حاکمیت داده است، سراغ موتور اتوماسیون بروید و ربات را به عنوان رابط روی آن بگذارید. برای دیدن نمونه های اجرایی و صحبت درباره فرآیند خودتان، تماس با کارشناسان طراحی ربات و اتوماسیون کوتاه ترین راه است.